Feedback i system: sådan bygger I en feedbackkultur der virker (uden at I skal give feedback hele tiden)

Feedback i system: Sådan bygger I en feedbackkultur der virker (uden at I skal give feedback hele tiden…)

Hvis feedback i dit team primært afhænger af mod og timing, så mangler I et system, for at få noget ud af bruge tiden på feedback.

Feedback må nemlig ikke blive afhængig af en person. Altså det må ikke hænge på en persons skuldre om der bliver givet feedback eller ej.

Hvis det sker, så er nogle af problemerne at:

• Det vigtige bliver sagt for sent (når irritationen har vokset sig stor).
• Noget bliver aldrig sagt (fordi timingen aldrig føles rigtig).
• Og noget bliver sagt for hårdt (fordi det har ligget og boblet for længe).

Det er præcis derfor vi i denne her artikel skal lære dig at sætte feedback i system.

Det betyder ikke “nu skal vi give feedback hele tiden”. (Det er der ingen, der gider. Heller ikke os.)

Det betyder: En fast måde at tage ting op på, tidligt, konkret og uden drama.

Vi skal igennem de her 4 punkter:

1. Hvad “feedback i system” betyder (uden indforståede ord)
2. Hvorfor det virker
3. De 4 byggesten i et simpelt feedbacksystem
4. En proces du kan teste i et team allerede i næste uge

Hvad betyder det at “sætte feedback i system”?

At sætte feedback i system betyder, at feedback ikke kun sker, når:

• nogen har mod på at sige noget
• en leder lige har overskud
• stemningen tilfældigvis er god
• eller nogen endelig eksploderer (det sker ret ofte det her)

I stedet har I en fast, fælles måde at gøre det på.

Det skal være noget i kan falde tilbage på

Et feedbacksystem kan være så simpelt som:

• 10–20 minutter på et fast teammøde
• en proces med få trin (så alle ved, hvad der sker)
• og et fælles sprog, der gør det let at tage ting op tidligt

I sociokrati/medledelse er feedbacksystemet en del af “maskinrummet”, fordi det er sådan man løbende justerer samarbejde og roller. Men du behøver ikke lave en organisationsrevolution for at bruge idéen. Du kan starte i ét team.

Hvorfor virker det?

Det virker fordi feedback bliver gjort til en slags process i stedet for noget som bare tilfældigvis opstår.

Og når det er sat i system så får I det gjort, og det er half the battle, nemlig at få det gjort og derved blive bedre til det.

I får et fællesprog og I undgår at feedback bliver personligt og baseret på følelser.

Man kan sige at I lærer at gå efter bolden og ikke personen.

Det bliver også mere trygt for personen som skal give feedback men også den som skal modtage.

Feedback dilemmaet

Teams ryger ofte i én af to kategorier:

Kategori 1: Feedback er sjældent

Når noget først bliver sagt efter lang tid, bliver det næsten altid mere personligt, mere dramatisk og sværere at tage imod.

Kategori 2: Feedback er konstant

Når alt bliver til feedback, bliver folk i den sidste ende, trætte og det ender med at I ikke får det gjort.

Et godt feedbacksystem hjælper jer med midten:

• I tager ting op tidligt
• I tager dem op kort
• I sorterer i dem, så I ikke prøver at fikse alt på én gang
• I får gjort det i den mængde der passer til jeres hverdag

De 4 byggesten i et feedbacksystem (helt lavpraktisk)

1) Et sted, hvor feedback kan lande

Hvis der ikke er et sted, ender feedback med at konkurrere med alt andet (og taber).

Et “sted” kan være:

• en fast del af teammødet
• en retro efter projekter
• en månedlig runde på samarbejde/roller

2) En proces, der holder jer inde for spillelinjerne

Uden proces får I:

• uformel magt (“den der taler mest, bestemmer”)
• kampagner (“jeg samler lige støtte før jeg siger det”)
• og længere samtaler end nødvendigt

En proces gør feedback fair og kortere.

3) En måde at sortere i feedback

Nogle mennesker tager feedback ekstremt alvorligt og kan ende med at “overdøse sig selv” med udviklingspunkter uden at der er sorteret i det.

Uden sortering kan feedback føre til:

• udmattelse
• stress
• og dårligere performance (fordi man prøver at ændre alt på én gang)

Sortering betyder i praksis: Hvad er vigtigst? Hvad er “nice to have”? Hvad tester vi først?

4) En læringscyklus, så feedback bliver til forbedring

Feedback er stærkest, når den bliver koblet på en enkel cyklus:

1. Planlæg
2. Gør
3. Vurdér (feedback)
4. Lær og justér

Det er sådan i sætter feedback i system.

Et ordvalg der gør feedback lettere: “spænding”

I medledelse/sociokrati bruger man ofte ordet spænding i stedet for konflikt.

En spænding er bare:

“Noget jeg oplever, der kunne fungere bedre.”

Det er et lille ordskift, der gør en stor forskel. For så behøver du ikke være “i konflikt” for at tage noget op. Du kan bare have en spænding og bringe den ind i systemet.

Sådan ser det ud i praksis: feedback på en præsentation

Et system behøver ikke starte formelt. Pointen er, at I kan starte om eller ændre vinkel, skulle der være behov for det.

Først (uformelt):

• “Hvad virkede?”
• “Hvad var uklart?”
• “Hvad skal blive bedre næste gang?”

Hvis I har behov for at ændre vinkel:

• “Stop. Én ting ad gangen.”
• “Hvad vil du helt konkret have feedback på?”
• “Lad os køre processen.”

Når teamet er vant til processen, har alle den i baghovedet også når I bare snakker løst. Og det gør samtaler nemmere at redde, før de bliver træls.

En proces du kan teste i næste uge (uden at det bliver et projekt)

Her er en version, der er lavet til virkeligheden: korte møder, travle mennesker og nul interesse i “flere processer”.

Trin 1: Læg 15 minutter ind på et fast møde

Kald det fx “Feedback & læring”.

Trin 2: Start med formålet (1 sætning)

“Formålet er at gøre samarbejdet lettere og læringen hurtigere.”

Trin 3: Tag én spænding ad gangen (maks 1–2)

Én person siger:

• “Jeg oplever X…”
• “Det betyder Y…”
• “Jeg foreslår Z / vil gerne have input på Z…”

Trin 4: Sortér sammen (så I ikke prøver at ændre alt)

Spørg:

• “Hvad er vigtigst?”
• “Hvad er mindste test, vi kan lave?”
• “Hvad kan vi parkere?”

Trin 5: Aftal ét næste skridt

Det kan være:

• en beslutning
• et lille eksperiment
• eller en bevidst parkering

Trin 6: Følg op næste gang

“Virkede det?”

Det kan virke som meget men det tager langt kortere tid end du tror. Specielt jo mere i gør det her.

Du kan spørge dig selv om om I vil bruge 20 min på det til næste møde eller bruge 20 år på at være samme sted?

3 faldgruber du lige skal være opmærksom på

1. Alt bliver feedback

Hold jer til det vigtigste. Ellers så falder lysten til feedback.

2. Feedback bliver person-psykoanalyse

Hold jer på adfærd og samarbejde. Ikke “sådan er du”.

3. Ingen mulighed for at stoppe

Hvis folk ikke kan se, hvordan samtalen slutter, tør de mindre. Sørg for at hver runde ender i: beslutning, eksperiment eller parkering. (netop derfor er det vigtigt at i har et system og et fællessprog)

FAQ: typiske spørgsmål

“Skal vi være en sociokratisk organisation for at gøre det her?”

Nej. I kan tage feedback-system-delen og bruge den i et helt almindeligt team.

“Hvad hvis folk stadig ikke tør?”

Så gør det mindre farligt:

• brug “spænding” som sprog
• start med små ting
• vær hård på proces, blød på mennesker

“Hvad hvis vi får for meget feedback?”

Så mangler I sortering. Feedback er input — ikke alt skal blive til handling.

Hvis I vil bygge en feedbackkultur, der virker i praksis, så start her:

https://www.feedwork.dk/feedback-digitalt-teamforlob

Og hvis du vil have noget, du kan bruge med det samme, så hent den gratis guide:

https://www.feedwork.dk/viden/40-sporgsmal-du-kan-bruge-til-at-eftersporge-relevant-feedback

‍